Headhunter-Kosten: was Provisionen kosten und welche Alternativen es gibt

Für eine schwer zu besetzende Führungsposition ist ein Headhunter oft eine naheliegende Wahl. Für ein Filialunternehmen mit vielen offenen Stellen wird dieselbe Entscheidung schnell teuer. Die Headhunter-Kosten richten sich in der Regel nach dem Jahresgehalt der gesuchten Person, und sie fallen für jede einzelne Einstellung an. Bei einer Storeleitung ist das gut kalkulierbar. Bei zwanzig Verkaufsstellen in fünf Städten sieht die Rechnung anders aus.

Dieser Artikel ordnet ein, wie eine Headhunter-Provision üblicherweise berechnet wird, was Personalvermittlung kostet, wann sie sinnvoll ist und welche Alternative bei Volumen besser passen kann.

Wie Headhunter abrechnen

In Deutschland haben sich drei Grundmodelle etabliert. Viele Personalberatungen kombinieren sie.

Modell	Wie abgerechnet wird	Risiko für Sie
Erfolgshonorar	Zahlung nur, wenn eine vorgeschlagene Person eingestellt wird	gering, solange nicht besetzt wird; dafür oft weniger Exklusivität und Priorität beim Berater
Retainer (Drittelregelung)	Honorar in Raten: ein Teil bei Auftrag, ein Teil bei Vorstellung von Kandidaten, der Rest bei Vertragsabschluss	höher, weil ein Teil unabhängig vom Ergebnis fällig wird; dafür exklusive, planbare Suche
Festpreis oder Aufwand	fester Betrag pro Auftrag oder Abrechnung nach Tagessätzen	gut kalkulierbar, unabhängig vom Gehalt der Position

Die Drittelregelung beschreibt unter anderem Indeed in seinem Ratgeber für Arbeitgeber (Stand Dezember 2025) als in Deutschland verbreitetes Modell.

Was eine Headhunter-Provision kostet

Die belastbarsten Zahlen für Deutschland stammen vom Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU), der regelmäßig Personalberatungen befragt:

• Laut BDU-Studie „Personalberatung in Deutschland 2018“ orientierten sich die Honorare überwiegend am Zieleinkommen der Kandidaten (59,5 Prozent der Fälle). Die durchschnittliche Honorarhöhe lag 2017 bei 26 Prozent des Zieleinkommens.
• Laut BDU-Studie „Personalberatung in Deutschland 2022“, über die die Computerwoche im August 2022 berichtete, lag das Honorar durchschnittlich bei 27 Prozent des Zieleinkommens.

Zwei Einschränkungen gehören zu diesen Zahlen. Erstens beziehen sie sich auf Personalberatungen, deren Projekte sich laut BDU 2018 zu rund der Hälfte um Positionen mit einem Zieleinkommen zwischen 100.000 und 250.000 Euro drehten. Für Positionen im Verkauf arbeiten Vermittler teils mit anderen Konditionen. Zweitens ist das Zieleinkommen meist mehr als das Grundgehalt, weil variable Anteile mitzählen. Fragen Sie deshalb immer konkret nach, worauf sich der Prozentsatz bezieht.

Was das für eine Storeleitung bedeutet

Ein fiktives Rechenbeispiel: Für eine Storeleitung wird ein Zieleinkommen von 50.000 Euro im Jahr angenommen. Bei einem Honorar von 27 Prozent, dem BDU-Durchschnitt von 2022, ergäben sich 13.500 Euro für diese eine Einstellung. Für eine Führungsposition, die lange offen ist und den Umsatz einer ganzen Filiale verantwortet, kann sich das rechnen.

Was es für viele Verkaufsstellen bedeutet

Anders sieht es aus, wenn nicht eine Person fehlt, sondern viele. Ebenfalls fiktiv: 20 Verkaufsstellen mit je 32.000 Euro Jahresgehalt. Selbst bei einem deutlich niedrigeren Satz von 20 Prozent kämen 128.000 Euro zusammen, und jede Nachbesetzung nach einer Kündigung kostet erneut.

Das ist der Kern des Problems im Filialhandel: Eine Provision pro Kopf wächst eins zu eins mit der Zahl der Stellen. Wer eine Eröffnung oder eine Saison mit vielen Einstellungen plant, zahlt für Volumen den Preis von Einzelvermittlung. Eine HR-Managerin einer Outdoor-Marke beschrieb die Situation, in der das besonders spürbar wird:

„gerade für so eine Eröffnung, wenn man wirklich viele Köpfe irgendwie gleichzeitig braucht zu einem gleichen Zeitpunkt“

Wann ein Headhunter sinnvoll ist

Headhunter und Personalberatungen leisten etwas, das andere Wege kaum leisten: die gezielte, diskrete Direktansprache von Menschen, die nicht suchen und auch auf keine Anzeige reagieren würden. Ein Headhunter ist deshalb eine gute Wahl, wenn

• es um eine einzelne Schlüsselposition geht, etwa eine Regional- oder Vertriebsleitung,
• der Kreis passender Personen klein ist und namentlich angesprochen werden muss,
• die Suche vertraulich laufen soll, zum Beispiel bei einer Nachfolge,
• intern weder Zeit noch Netzwerk für die Direktansprache vorhanden sind.

Für eine einzelne Storeleitung in einer schwierigen Region kann das zutreffen. Für das Team einer neuen Filiale oder für dauerhaft wiederkehrenden Bedarf an Verkaufspersonal passt das Modell in der Regel weniger gut.

Alternativen zum Headhunter

Wer viele Stellen besetzen muss, braucht Wege, deren Kosten nicht mit jeder Einstellung neu anfallen. Die wichtigsten Alternativen im Überblick:

Weg	Wie die Kosten entstehen	Stärken	Grenzen
Eigene Karriereseite und Anzeigen	vor allem interne Arbeitszeit	günstig, volle Kontrolle	erreicht fast nur aktiv Suchende, bei unbekannten Arbeitgebern wenig Resonanz
Jobbörsen	pro Anzeige, Laufzeit oder Reichweitenpaket	schnell aufgesetzt, große Reichweite unter aktiv Suchenden	viele ähnliche Anzeigen nebeneinander, oft Masse statt Passung
Arbeitgeber-Service der Bundesagentur für Arbeit	für Arbeitgeber kostenfrei	Zugang zu gemeldeten Arbeitsuchenden, Beratung zu Förderungen	Passung und Tempo schwanken je nach Region
Social Recruiting mit Kampagnenbudget	Mediabudget plus Aufbau und Betreuung, unabhängig von der Zahl der Einstellungen	erreicht auch Menschen, die nicht aktiv suchen; regional genau steuerbar; skaliert über mehrere Standorte	braucht schnelle Reaktion und eine klare Vorauswahl
Empfehlungsprogramm	Prämie pro erfolgreicher Empfehlung	Bewerbende kennen den Job bereits, oft gute Passung	begrenztes Volumen, hängt am bestehenden Team
Headhunter oder Personalberatung	Honorar pro Einstellung, meist am Jahresgehalt bemessen	Direktansprache, Diskretion, Spezialrollen	Kosten wachsen mit jeder Stelle

Zu Jobbörsen hört man im Handel oft dieselbe Erfahrung. Eine Recruiterin im Headquarter eines Modeunternehmens sagte:

„Quantität kommt rein, Qualität ist ein anderes Thema.“

Und eine HR-Managerin einer Outdoor-Marke über Standardportale:

„man bezahlt natürlich trotzdem das Geld, aber es ist nicht so gezielt“

Social Recruiting setzt genau hier an: Statt pro Kopf zahlen Sie ein Budget für eine Kampagne, die Ihre Stellen im Umkreis der Filiale den passenden Menschen zeigt, auch denen, die gerade nicht suchen. Wie das im Detail funktioniert und woraus sich die Kosten zusammensetzen, lesen Sie im Artikel zu Social Recruiting.

Kosten richtig vergleichen

Ein fairer Vergleich zwischen Headhunter und Alternativen gelingt nur mit derselben Rechengrundlage. Dafür helfen drei Fragen:

1. Was kostet eine Einstellung insgesamt? Rechnen Sie interne Arbeitszeit, Anzeigen, Budgets und Honorare zusammen und teilen Sie durch die Zahl der Einstellungen. So entsteht die Cost per Hire, mit der sich Wege vergleichen lassen.
2. Wie lange bleibt die Stelle offen? Ein günstiger Weg, der Wochen länger braucht, kann im Filialhandel teurer sein, weil Umsatz fehlt und das Team Überstunden macht.
3. Wie verhalten sich die Kosten bei mehr Stellen? Bei einem Honorar pro Kopf steigen sie im gleichen Verhältnis. Bei einem Kampagnenbudget verteilen sie sich auf mehr Einstellungen.

Für viele Filialunternehmen ist am Ende eine Mischung sinnvoll: der Headhunter für die wenigen Schlüsselpositionen, eigene Kanäle und Kampagnen für das Volumen auf der Fläche.

Kurz gesagt

Headhunter rechnen meist erfolgsabhängig oder in Raten ab, die Höhe richtet sich in der Regel am Zieleinkommen. Laut BDU lag das durchschnittliche Honorar von Personalberatungen 2022 bei 27 Prozent des Zieleinkommens. Für einzelne Führungs- und Spezialrollen ist das oft gut investiertes Geld. Bei vielen Verkaufsstellen wachsen die Kosten aber mit jeder Einstellung mit. Dann lohnt der Blick auf Alternativen, deren Kosten nicht pro Kopf anfallen, und ein Vergleich über Cost per Hire und die Dauer bis zur Besetzung.